Cách trả lời email mời phỏng vấn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng

Nhận được lời mời phỏng vấn là điều thú vị trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn - đó là dấu hiệu cho thấy hồ sơ của bạn nổi bật và nhà tuyển dụng quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về bạn. Tuy nhiên, cách bạn phản hồi lời mời cũng quan trọng như cách bạn chuẩn bị hồ sơ xin việc. Một câu trả lời được trau chuốt kỹ lưỡng có thể củng cố tính chuyên nghiệp và sự nhiệt tình của bạn đối với vị trí này, trong khi một câu trả lời kém có thể để lại ấn tượng tiêu cực.
 

Trong bài viết này, hãy cùng CareerLink - trang tìm việc làm nhanh uy tín - tìm hiểu cách trả lời email mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự nhé. 

Đọc kỹ email

Trước khi soạn thư trả lời, hãy đảm bảo bạn đã đọc kỹ email mời. Hãy chú ý đến các chi tiết như ngày và giờ phỏng vấn, địa điểm hoặc nền tảng trực tuyến (nếu phỏng vấn trực tuyến. Ngoài ra một số nhà tuyển dụng có thể đề cập đến các tài liệu cần mang theo hoặc thời gian phỏng vấn kéo dài bao lâu. Hãy lưu ý những điều này để bạn có thể chuẩn bị đầy đủ.

Bày tỏ lòng biết ơn của bạn

Điều đầu tiên cần thể hiện trong câu trả lời của bạn luôn phải là cảm ơn nhà tuyển dụng đã gửi lời mời. Điều này thể hiện sự trân trọng của bạn và tạo không khí tích cực cho buổi gặp gỡ sắp tới. 

Bạn có thể nói như sau: “Cảm ơn công ty vì đã cho em cơ hội phỏng vấn cho vị trí [Chức danh công việc]. Em rất mong đợi được gia nhập nhóm của anh/chị và đóng góp cho [Tên công ty]”.

Xác nhận các chi tiết của buổi phỏng vấn

Tiếp theo, hãy xác nhận ngày, giờ và địa điểm/nền tảng cho buổi phỏng vấn. Điều này giúp tránh mọi hiểu lầm và thể hiện sự chú ý của bạn đến từng chi tiết.

Nếu tham gia vào buổi phỏng vấn trực tiếp, bạn có thể nói rằng “Em rất mong chờ buổi gặp gỡ của chúng ta vào [Ngày], [Giờ] tại [Địa điểm]. Em luôn sẵn sàng nói chuyện với anh/chị vào lúc đó”. 

Nếu cuộc phỏng vấn diễn ra trực tuyến, hãy đảm bảo bạn đề cập đến nền tảng được áp dụng như: “Em thấy rằng chúng ta sẽ sử dụng [Zoom/Google Meet] cho cuộc phỏng vấn sắp tới. Em sẽ đảm bảo sẵn sàng vào thời gian đã định và thiết lập nền tảng trước để cuộc trò chuyện được diễn ra suôn sẻ”. 

Đề xuất thời gian phỏng vấn thuận tiện

Nếu thời gian nhà tuyển dụng đề xuất không thuận tiện cho bạn, hãy đưa ra ngày và giờ thay thế. Hãy lịch sự và đưa ra một vài lựa chọn để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng chọn được thời gian phù hợp với họ. Chẳng hạn như: “Rất tiếc là em có việc bận vào thời gian này. Liệu em có thể lên lịch lại vào [Ngày và giờ thay thế 1] hoặc [Ngày và giờ thay thế 2] không? Anh/chị vui lòng cho em biết nếu một trong hai tùy chọn này phù hợp”. 

Đặt câu hỏi nếu có thắc mắc

Nếu email mời phỏng vấn có chứa thông tin chi tiết mà bạn không hiểu hoặc nếu bạn cần thêm thông tin (giả sử như bạn không biết về hình thức phỏng vấn hoặc cần chỉ dẫn thêm), thì đây là thời điểm thích hợp để hỏi. Tuy nhiên, hãy đặt câu hỏi rõ ràng và súc tích.

Bạn có thể viết như thế này: “Em rất mong anh/chị xác nhận buổi phỏng vấn sẽ được tiến hành theo phương pháp phỏng vấn hội đồng hay 1-1. Ngoài ra, em có cần chuẩn bị hoặc mang theo giấy tờ cần thiết nào cho buổi phỏng vấn không?”.

Kết thúc bằng lời cảm ơn

Một lần nữa, hãy bày tỏ lòng biết ơn với nhà tuyển dụng như “Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã gửi lời mời phỏng vấn. Em mong được nói chuyện với anh/chị vào [Ngày]. Nếu anh/chị cần thêm thông tin, vui lòng cho em biết ạ”. Điều này củng cố thái độ tích cực và sự háo hức của bạn đối với cuộc phỏng vấn. 

Thể hiện sự chuyên nghiệp và ngắn gọn

Phản hồi của bạn phải súc tích và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thông thường hoặc các chi tiết không cần thiết. Ngoài ra, hãy đảm bảo đọc lại email của bạn để tìm lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, vì điều này phản ánh sự chú ý của bạn đến từng chi tiết.

Mẫu trả lời email mời phỏng vấn

Sau đây là ví dụ về cách phản hồi của bạn có thể trông như thế nào:

Tiêu đề: Xác nhận phỏng vấn cho [Chức danh công việc] – [Tên của bạn]

Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],

Cảm ơn anh, chị rất nhiều vì đã tạo cơ hội cho em được phỏng vấn cho vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty]. Em rất mong chờ cơ hội được đóng góp cho nhóm của anh/chị và thảo luận về cách các kỹ năng của em phù hợp với vai trò này.

Em xin xác nhận tham gia cuộc phỏng vấn vào [Ngày], [Giờ] tại [Địa điểm]. Hoặc Em biết rằng cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra qua [Zoom/Google Meet] và em đảm bảo sẽ chuẩn bị và có mặt tại thời điểm đã định.

Nếu có bất kỳ hướng dẫn hoặc tài liệu nào khác mà em cần xem trước, vui lòng cho em biết.

Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì cơ hội này.  

Trân trọng,

[Họ và tên đầy đủ của bạn]
[Thông tin liên lạc của bạn]
 

Khi nào bạn nên đưa ra phản hồi email mời phỏng vấn?

Bạn nên trả lời email mời phỏng vấn càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ. Điều này cho thấy sự nhiệt tình và cam kết của bạn. Nếu bạn cần đề xuất thời gian thay thế, hãy cố gắng trả lời trong vòng vài giờ để quá trình lên lịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Với câu trả lời được soạn thảo kỹ lưỡng khi trả lời email mời phỏng vấn, bạn có thể tạo nên bầu không khí tích cực cho buổi phỏng vấn và thể hiện tính chuyên nghiệp của mình trước khi bước vào cuộc gặp gỡ chính thức.